Arbeitsmedizinische Vorsorge planen und nachweisen — ohne Befunde
Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) unterscheidet drei Formen: Pflichtvorsorge muss der Arbeitgeber veranlassen, Angebotsvorsorge anbieten, Wunschvorsorge ermöglichen. Ob Pflicht- oder Angebotsvorsorge gilt, hängt an der Tätigkeit und steht im Anhang der Verordnung; Wunschvorsorge ist darüber hinaus auf Wunsch der Beschäftigten zu ermöglichen (§ 5a). Pflichtvorsorge ist vor Aufnahme der Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen zu veranlassen, und ohne sie darf die Tätigkeit nicht ausgeübt werden (§ 4 ArbMedVV).
- § 2 ArbMedVV — Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge; Vorsorge ist kein Nachweis der gesundheitlichen Eignung
- § 3 ArbMedVV — Pflichten des Arbeitgebers, Trennung von Eignungsuntersuchungen, Vorsorgekartei
- § 4, § 5 und § 5a ArbMedVV — Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge
- § 6 ArbMedVV — Pflichten des Arztes, Vorsorgebescheinigung
- Anhang ArbMedVV — die Anlässe je Tätigkeit
- AMR 2.1 — Fristen für die Veranlassung und das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorge
Die Frage ist nicht, wer untersucht wurde, sondern wer fehlt
Die Liste des Betriebsarztes kennt die Beschäftigten, die bei ihm waren. Wer hätte kommen müssen, steht darin nicht — das ergibt sich aus den Tätigkeiten, und die kennt der Betrieb. Der neue Mitarbeiter in der Lackiererei taucht in keiner Liste auf, bis jemand an ihn denkt.
Eine fehlende Pflichtvorsorge ist deshalb kein leeres Feld, sondern ein Beschäftigungshindernis. Sichtbar wird sie nur, wenn Soll und Ist nebeneinanderstehen.
Was CINTREX führt
Die Vorsorge gehört zum Betriebszugang (app.cintrex.de). Welche Vorsorge jemand braucht, hinterlegen Sie an der Tätigkeit — mit dem Anlass, denn dieselbe Untersuchung kann bei der einen Tätigkeit Pflicht und bei der anderen ein Angebot sein. Wer die Tätigkeit ausübt, hat damit sein Soll; fordern zwei Tätigkeiten dieselbe Vorsorge, gilt der strengere Anlass.
- Vorsorge je Tätigkeit mit Anlass: Pflicht-, Angebots-, Wunsch- oder nachgehende Vorsorge
- Ein Katalog mit 50 Untersuchungsanlässen, dazu eigene Vorsorgearten des Betriebs
- Einzelne Beschäftigte zusätzlich zuweisen, auch wenn keine ihrer Tätigkeiten die Vorsorge fordert
- Je Termin: Tag, Teilnahme, Betriebsarzt oder Praxis und der nächste Termin, den der Arzt angibt — frühere Termine bleiben als Historie stehen
- Eine abgelehnte Angebotsvorsorge als Ablehnung mit Datum, und dazu, wann sie erneut anzubieten ist
- Die Bescheinigung als Datei, sichtbar nur für Inhaber und Administratoren
- Die Vorsorgequote je Untersuchung, Standort und Bereich als PDF, die offenen Fälle als Excel-Auszug
Was der Betrieb erfährt — und was nicht
Ergebnis und Befunde der Vorsorge hält der Arzt fest und bespricht sie mit dem Beschäftigten. Der Arbeitgeber erhält nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV eine Vorsorgebescheinigung darüber, „dass, wann und aus welchem Anlass ein arbeitsmedizinischer Vorsorgetermin stattgefunden hat", dazu die Angabe, wann weitere Vorsorge aus ärztlicher Sicht angezeigt ist. Die Vorsorgekartei, die er nach § 3 Abs. 4 führen muss, hält fest, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat — und darf automatisiert geführt werden.
An der Untersuchung gibt es kein Feld für Befunde und kein freies Bemerkungsfeld. Für Organisatorisches gibt es eine Anmerkung, die wie die Bescheinigung nur Inhaber und Administratoren sehen. Änderungen an Vorsorge, Zuordnungen und Bescheinigungen werden mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.
Eignungsuntersuchungen lassen sich als eigene Art erfassen, getrennt von der Vorsorge. Die ArbMedVV trennt beides ausdrücklich (§ 2 Abs. 1 Nr. 5, § 3 Abs. 3).
Die Frist setzt der Arzt, CINTREX hält sie
Die Fristen regelt die Arbeitsmedizinische Regel AMR 2.1: Die erste Vorsorge ist innerhalb von drei Monaten vor Aufnahme der Tätigkeit zu veranlassen oder anzubieten, die zweite in der Regel spätestens nach zwölf Monaten, jede weitere spätestens 36 Monate nach der vorangegangenen. Es sind Höchstfristen; kürzere sind zulässig, längere nicht.
Den nächsten Termin trägt CINTREX deshalb so ein, wie ihn der Arzt angibt, statt ihn zu rechnen — aus einem hinterlegten Intervall gibt es nur einen Vorschlag, den Sie übernehmen können. Ohne Folgetermin gilt eine Vorsorge als offen, nicht als erledigt. Überfällige und nie erfasste Vorsorge steht auf dem Startbildschirm, und die anstehenden Termine kommen per E-Mail an Inhaber und Administratoren, mit einstellbarem Vorlauf.
Datenschutz und Serverstandort
Die Daten von CINTREX liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Zu jedem Betriebszugang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wer welche Daten sieht, entscheiden Rollen je Nutzer — die Vorsorgeakte einer Person ist nicht dasselbe wie die Prüffristenliste einer Maschine. Im Betriebszugang werden Änderungen an den Fachdaten mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.
Listen lassen sich als Excel exportieren; im Betriebszugang zusätzlich der gesamte Bestand als vollständiges Archiv, maschinenlesbar und mit allen Dateien — jederzeit, auch am Ende der Zusammenarbeit.
Und das betreuende Ingenieurbüro?
Die Vorsorge führt der Betrieb in CINTREX (app.cintrex.de). Ein betreuendes Ingenieurbüro, das der Betrieb als Berater einlädt, sieht dort Termine und Stand, nicht aber Bescheinigungen und Anmerkungen. In CINTREX Pro gibt es kein eigenes Vorsorgemodul.
Die Fragen, die zuerst kommen
- Was ist der Unterschied zwischen Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge?
- Pflichtvorsorge muss der Arbeitgeber veranlassen, und ohne Teilnahme darf die Tätigkeit nicht ausgeübt werden (§ 4 ArbMedVV). Angebotsvorsorge muss er anbieten (§ 5), Wunschvorsorge auf Wunsch der Beschäftigten ermöglichen, es sei denn, nach der Beurteilung der Arbeitsbedingungen und der getroffenen Schutzmaßnahmen ist nicht mit einem Gesundheitsschaden zu rechnen (§ 5a). Pflicht- und Angebotsvorsorge regelt der Anhang: Bei Lärm ist es ab 85 dB(A) Pflicht- und oberhalb von 80 dB(A) Angebotsvorsorge, bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten Angebotsvorsorge.
- Erfährt der Arbeitgeber das Ergebnis der Untersuchung?
- Nein. Er erhält nur die Vorsorgebescheinigung: dass, wann und aus welchem Anlass der Termin stattgefunden hat und wann die nächste Vorsorge angezeigt ist (§ 6 Abs. 3 ArbMedVV). Stellt der Arzt fest, dass die Schutzmaßnahmen nicht ausreichen, teilt er das dem Arbeitgeber mit und schlägt Maßnahmen vor (§ 6 Abs. 4) — eine Diagnose ist das nicht. Einen Tätigkeitswechsel aus Gründen, die allein in der Person liegen, darf er nur mit deren Einwilligung mitteilen (§ 6 Abs. 4 Satz 3).
- Wie oft muss die Vorsorge wiederholt werden?
- Nach AMR 2.1 die zweite Vorsorge in der Regel spätestens zwölf Monate nach Aufnahme der Tätigkeit, jede weitere spätestens 36 Monate nach der vorangegangenen. Bei manchen Anlässen gelten kürzere Fristen, und der Arzt kann im Einzelfall eine kürzere festlegen. Verlängern lassen sich die Fristen nicht.
- Was gilt, wenn ein Beschäftigter die Vorsorge ablehnt?
- Eine Angebotsvorsorge darf er ausschlagen; das entbindet den Arbeitgeber aber nicht davon, sie weiter regelmäßig anzubieten (§ 5 Abs. 1 ArbMedVV). Bei der Pflichtvorsorge ist die Teilnahme Voraussetzung für die Tätigkeit (§ 4 Abs. 2); körperliche Untersuchungen darf der Beschäftigte trotzdem ablehnen (§ 6 Abs. 1). CINTREX bietet „Abgelehnt" deshalb nur bei der Angebotsvorsorge an.
- Ist eine Eignungsuntersuchung eine Vorsorge?
- Nein. Arbeitsmedizinische Vorsorge umfasst nicht den Nachweis der gesundheitlichen Eignung (§ 2 Abs. 1 Nr. 5 ArbMedVV), und beides soll nicht zusammen durchgeführt werden, es sei denn, betriebliche Gründe erfordern es (§ 3 Abs. 3). In CINTREX lässt sich die Eignungsuntersuchung deshalb als eigene Art erfassen: Frist und Nachweis werden geführt wie bei der Vorsorge, die Bezeichnung bleibt getrennt.
- Wer sieht im Betriebszugang die Vorsorgedaten?
- Termine und Stand sehen die Mitglieder nach ihrer Rolle, Bereichsverantwortliche nur für die Beschäftigten ihres Bereichs. Die Bescheinigung und die Anmerkung sehen nur Inhaber und Administratoren — auch ein eingeladenes Ingenieurbüro nicht. Das Modul lässt sich für einzelne Mitglieder sperren; die Sperre gilt für Untersuchungen, Zuordnungen an Tätigkeiten und die Bescheinigungsdateien.
- Wie lange müssen die Angaben aufbewahrt werden?
- Die Angaben der Vorsorgekartei sind nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und danach zu löschen, soweit keine andere Vorschrift etwas anderes bestimmt. Beim Ausscheiden erhält die betroffene Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben.
Weiterführende Seiten
- Unterweisungen zuweisen, nachweisen und rechtzeitig auffrischenUnterweisungspflichten je Tätigkeit hinterlegen, Teilnahme belegen, Auffrischung im Blick behalten — Nachweis nach § 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1.
- Gefährdungsbeurteilung digital erstellen und fortschreibenGefährdungen beurteilen, Maßnahmen ableiten, Wirksamkeit belegen — mit Gefährdungskatalog, Risikobewertung vor und nach der Maßnahme und Frist je Schritt.
- Gefahrstoffverzeichnis führen und aktuell haltenGefahrstoffverzeichnis nach § 6 GefStoffV mit Sicherheitsdatenblatt, H- und P-Sätzen und dokumentierter Substitutionsprüfung. Jederzeit exportierbar.
- Arbeitsschutzorganisation digital aufbauen und nachweisenArbeitsschutzorganisation nach § 3 ArbSchG: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen, Gefahrstoffe, Arbeitsmittel und Fristen an einer Stelle führen.
Sehen, wie das für Ihren Betrieb aussieht
Ein Gespräch von zwanzig Minuten reicht, um zu klären, ob CINTREX zu Ihrer Organisation passt — und was der Umstieg aus Ihren bestehenden Listen bedeutet.