Mängel, Maßnahmen und Arbeitsunfälle an einer Stelle verfolgen

Das Protokoll, das niemand mehr aufschlägt

Mängel werden selten übersehen. Sie werden bei der Begehung notiert, in der Sitzung des Arbeitsschutzausschusses besprochen oder nach einem Unfall per E-Mail gemeldet — und stehen danach in einem Protokoll, einer Mail und einem Notizbuch, jeweils ohne Namen und ohne Datum dahinter.

Bei der nächsten Begehung stellt sich dann dieselbe Frage wie beim letzten Mal: Ist das erledigt? Ein Protokoll beantwortet sie nicht. Es sagt, was festgestellt wurde, nicht, was daraus geworden ist.

Was CINTREX je Ereignis führt

Was hier steht, beschreibt den Betriebszugang (app.cintrex.de). Ein Ereignis ist dort alles, was aufgefallen oder passiert ist: ein Mangel, eine Feststellung aus einer Begehung, ein Thema aus der Sitzung des Arbeitsschutzausschusses — oder ein Arbeitsunfall.

• Art, Titel, Mängelbeschreibung und Datum der Feststellung, dazu wahlweise Standort, Firmenbereich und Tätigkeit
• Eine Risikostufe von 1 bis 5 — offene Ereignisse mit Stufe 4 oder 5 zählt der Startbildschirm eigens
• Maßnahmen nach den fünf Stufen Substitution, Technik, Organisation, PSA und Unterweisung, jede mit Verantwortlichem, Frist und Status
• „Nicht möglich" nur mit Begründung — ohne sie nimmt die Datenbank den Status nicht an
• Bei umgesetzten Maßnahmen das Datum der Wirksamkeitsprüfung; wer es einträgt, wird mitgespeichert
• Fotos, Schriftverkehr und Protokolle als Dateien am Ereignis
• Aus einem Mangel bei der Prüfung eines Arbeitsmittels legen Sie das Ereignis mit einem Klick an

Der Arbeitsunfall ist ein Ereignis

Ein Unfall wird nicht in einem zweiten Modul erfasst, sondern als Ereignis, gekennzeichnet über die Art: Unfall mit mehr als drei Tagen Ausfall, Unfall bis drei Tage oder Beinaheunfall. Dazu kommen Zeitpunkt, Ort, betroffene Person, Verletzungsart, Körperteil, Ausfalltage, Durchgangsarzt und Zeugen. Der Reiter „Arbeitsunfälle" zeigt dieselbe Liste, beschränkt auf die Unfälle.

Beim ersten Eintrag der Ausfalltage schlägt CINTREX die Meldepflicht nach § 193 SGB VII vor (mehr als drei Tage); die Entscheidung bleibt änderbar und ist von Hand nachzuziehen, wenn sich die Ausfalltage später ändern. Das Datum der Meldung an die Berufsgenossenschaft steht am Ereignis, und solange es bei einem meldepflichtigen Unfall fehlt, trägt die Zeile die Marke „BG-Meldung offen". Die Unfallanzeige selbst erstatten Sie weiter beim Unfallversicherungsträger — CINTREX hält fest, ob und wann das geschehen ist.

CINTREX Pro führt Ereignisse über alle betreuten Betriebe in einem eigenen Modul, mit den Schutzmaßnahmen als Text je Stufe. Beim Unfall kommen dort ein Vorab-Fragebogen, den der Ansprechpartner im Betrieb über einen Link ohne Anmeldung beantwortet, eine Ursachenermittlung und die Unfallanalyse als Word-Dokument dazu.

Was offen ist, meldet sich

Der Startbildschirm des Betriebszugangs zählt offene Ereignisse, davon die mit hohem Risiko, und überfällige Maßnahmen; jede Kachel führt in die Ereignisliste. Darunter stehen die Arbeitsunfälle der letzten zwölf Monate, die offenen BG-Meldungen und die Ausfalltage, dazu der Verlauf von Unfällen, Ausfalltagen und erledigten Maßnahmen je Monat.

Fällige Maßnahmen schickt CINTREX per E-Mail an die verantwortliche Person, wenn sie einen eigenen Zugang hat (auf Wunsch auch an die dienstliche Adresse von Beschäftigten ohne Zugang), und sonst an Inhaber und Administratoren. Vorlauf und Takt der Erinnerung stellen Sie in den Einstellungen ein.

Rechtssicherheit und Dokumentation

§ 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen „die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind". Ein Mangel mit Maßnahme, Verantwortlichem, Erledigungsdatum und Datum der Wirksamkeitsprüfung ist genau diese Kette — eine Notiz „erledigt" im Protokoll ist sie nicht.

Im Betriebszugang werden Änderungen an Ereignissen und Maßnahmen mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.

Datenschutz und Serverstandort

Die Daten von CINTREX liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Zu jedem Betriebszugang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wer welche Daten sieht, entscheiden Rollen je Nutzer — die Vorsorgeakte einer Person ist nicht dasselbe wie die Prüffristenliste einer Maschine. Im Betriebszugang werden Änderungen an den Fachdaten mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.

Listen lassen sich als Excel exportieren; im Betriebszugang zusätzlich der gesamte Bestand als vollständiges Archiv, maschinenlesbar und mit allen Dateien — jederzeit, auch am Ende der Zusammenarbeit.

Für Betriebe und für die Ingenieurbüros, die sie betreuen

CINTREX gibt es zweimal, weil die beiden Mängel und Unfälle aus verschiedenen Richtungen ansehen. Ein Betrieb führt einen Bestand: den eigenen. Ein Ingenieurbüro führt dreißig davon nebeneinander und braucht die Frage „wo ist etwas fällig?" über alle Mandanten hinweg.

Betriebe arbeiten in CINTREX (app.cintrex.de) mit ihrem eigenen Datenbestand in einer eigenen Datenbank. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und betreuende Ingenieurbüros arbeiten in CINTREX Pro (pro.cintrex.de) über alle betreuten Betriebe hinweg.

Verbunden sind die beiden nur dort, wo ein Betrieb es ausdrücklich will: Er lädt sein Ingenieurbüro als Berater ein. Ohne diese Einladung sieht die betreuende Fachkraft keinen einzigen Datensatz.