Wie oft muss eine Unterweisung wiederholt werden?

§ 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt mindestens einmal jährlich. Für Jugendliche gilt nach § 29 JArbSchG ein halbjährlicher Takt. Verkürzte Fristen sind Alltag: nach einem Unfall, nach einer Änderung im Arbeitsbereich oder wenn die Gefährdungsbeurteilung es ergibt.

Reicht eine Unterweisung per E-Mail oder Aushang?

Nein. § 12 ArbSchG verlangt eine Unterweisung, die auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet ist; ein Rundschreiben lässt weder Rückfragen zu noch belegt es Verständnis. Ein Online-Kurs mit Verständniskontrolle kann den theoretischen Teil abdecken — den praktischen Teil bei Stapler, Kran und Hubarbeitsbühne ersetzt er nicht. Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 Abs. 2 GefStoffV zudem eine mündliche Unterweisung.

Muss die Unterweisung während der Arbeitszeit stattfinden?

Ja. § 12 ArbSchG sagt es ausdrücklich: während der Arbeitszeit. Die Kosten trägt der Arbeitgeber (§ 3 Abs. 3 ArbSchG).

Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?

Das ArbSchG nennt keine allgemeine Frist. In der Praxis werden Nachweise mindestens so lange aufbewahrt, wie sie als Beleg dienen können — üblich sind mehrere Jahre, bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen gelten nach GefStoffV deutlich längere Fristen für die zugehörigen Expositionsverzeichnisse: 40 Jahre nach Ende der Exposition (§ 14 Abs. 3 GefStoffV).

Führt CINTREX auch die Mitarbeiter der Kunden namentlich?

Im Betriebszugang (app.cintrex.de) ja — dort führt der Betrieb seine Beschäftigten selbst. Im Beraterzugang CINTREX Pro nicht: Der Unterweisungsnachweis wird dort mit leerer Teilnehmerliste gedruckt und vor Ort unterschrieben, weil das betreuende Ingenieurbüro die Mitarbeiterstammdaten seiner Kunden nicht pflegt.

Gibt es Online-Unterweisungen in CINTREX?

Ja, über CINTREX LMS (lms.cintrex.de). Dort liegen Kurse mit Prüfungsfragen; bestandene Unterweisungen erscheinen nach dem nächsten Abgleich im Betriebszugang und stehen dort als Nachweis. Für Kran, Stapler und Hubarbeitsbühnen bleibt der Praxistag Pflicht — allein ausreichend ist nur die Auffrischung.

Modul

Unterweisungen zuweisen, nachweisen und rechtzeitig auffrischen

§ 12 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die Beschäftigten „während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen" zu unterweisen — bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel und neuer Technologie. § 4 DGUV Vorschrift 1 setzt die Wiederholung darauf: mindestens jährlich.

§ 12 ArbSchG — Unterweisung bei Einstellung und bei Veränderungen
§ 4 DGUV Vorschrift 1 — Unterweisung, mindestens einmal jährlich
§ 29 JArbSchG — Jugendliche: halbjährliche Unterweisung
§ 14 GefStoffV — Unterweisung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen

Die Liste, die niemand führt

Die Unterweisung selbst ist selten das Problem. Das Problem ist die Frage danach: Wer von 80 Beschäftigten hat sie bekommen, wann, zu welchem Thema — und bei wem läuft das Jahr in drei Wochen ab?

Auf Papier beantwortet man das, indem man einen Ordner durchblättert. Das passiert deshalb genau dann, wenn jemand danach fragt, und nicht dann, wenn eine Frist abläuft.

Einmal hinterlegen, danach zuweisen lassen

Im Betriebszugang (app.cintrex.de) wird nicht je Person entschieden, welche Unterweisung sie braucht, sondern einmal je Tätigkeit. Wer diese Tätigkeit ausübt, bekommt die hinterlegten Themen automatisch zugewiesen — auch der Mitarbeiter, der nächsten Monat anfängt.

Unterweisungspflichten je Tätigkeit, nicht je Person
Teilnahmenachweis mit Datum, Thema und Unterschriftenliste zum Unterschreiben vor Ort
Auffrischungstakt je Thema — jährlich nach DGUV Vorschrift 1; bei Jugendlichen schlägt das System den halbjährlichen Takt nach § 29 JArbSchG vor
Fällige und überfällige Unterweisungen stehen auf dem Startbildschirm, nicht in einem Bericht
Unterweisungsnachweis als PDF mit Betriebsteil und Thema; in CINTREX Pro zusätzlich mit den Tätigkeiten, um die es ging

Zwei Fristen, die oft verwechselt werden

Die jährliche Unterweisung nach § 4 DGUV Vorschrift 1 und die Gültigkeit eines Befähigungsnachweises sind zwei verschiedene Dinge. Ein Staplerschein läuft nicht ab; die jährliche Unterweisung des Staplerfahrers ist trotzdem fällig. Umgekehrt ist beim Brandschutzhelfer die Wiederholung der Ausbildung der Takt der Qualifikation — die DGUV Information 205-023 empfiehlt drei bis fünf Jahre. Eine eigene jährliche Nachunterweisung wie beim Stapler hängt nicht daran; die allgemeine jährliche Unterweisung des Beschäftigten bleibt davon unberührt.

CINTREX führt beide Angaben getrennt.

Rechtssicherheit und Dokumentation

§ 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass Unterweisungen dokumentiert werden. Was den Nachweis trägt, ist nicht die Anwesenheitsliste allein, sondern die Angabe, worüber unterwiesen wurde — bezogen auf die tatsächlichen Tätigkeiten und den Arbeitsbereich.

Was zu unterweisen ist, ergibt sich in CINTREX deshalb aus den hinterlegten Tätigkeiten. Unterschrieben wird vor Ort, auf einer Liste, die Betriebsteil und Thema bereits trägt.

Datenschutz und Serverstandort

Die Daten von CINTREX liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Zu jedem Betriebszugang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wer welche Daten sieht, entscheiden Rollen je Nutzer — die Vorsorgeakte einer Person ist nicht dasselbe wie die Prüffristenliste einer Maschine. Im Betriebszugang werden Änderungen an den Fachdaten mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.

Listen lassen sich als Excel exportieren; im Betriebszugang zusätzlich der gesamte Bestand als vollständiges Archiv, maschinenlesbar und mit allen Dateien — jederzeit, auch am Ende der Zusammenarbeit.

Für Betriebe und für die Ingenieurbüros, die sie betreuen

CINTREX gibt es zweimal, weil die beiden Unterweisungen aus verschiedenen Richtungen ansehen. Ein Betrieb führt einen Bestand: den eigenen. Ein Ingenieurbüro führt dreißig davon nebeneinander und braucht die Frage „wo ist etwas fällig?" über alle Mandanten hinweg.

Betriebe arbeiten in CINTREX (app.cintrex.de) mit ihrem eigenen Datenbestand in einer eigenen Datenbank. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und betreuende Ingenieurbüros arbeiten in CINTREX Pro (pro.cintrex.de) über alle betreuten Betriebe hinweg.

Verbunden sind die beiden nur dort, wo ein Betrieb es ausdrücklich will: Er lädt sein Ingenieurbüro als Berater ein. Ohne diese Einladung sieht die betreuende Fachkraft keinen einzigen Datensatz.

Häufige Fragen

Die Fragen, die zuerst kommen

Wie oft muss eine Unterweisung wiederholt werden?: § 4 DGUV Vorschrift 1 verlangt mindestens einmal jährlich. Für Jugendliche gilt nach § 29 JArbSchG ein halbjährlicher Takt. Verkürzte Fristen sind Alltag: nach einem Unfall, nach einer Änderung im Arbeitsbereich oder wenn die Gefährdungsbeurteilung es ergibt.
Reicht eine Unterweisung per E-Mail oder Aushang?: Nein. § 12 ArbSchG verlangt eine Unterweisung, die auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet ist; ein Rundschreiben lässt weder Rückfragen zu noch belegt es Verständnis. Ein Online-Kurs mit Verständniskontrolle kann den theoretischen Teil abdecken — den praktischen Teil bei Stapler, Kran und Hubarbeitsbühne ersetzt er nicht. Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt § 14 Abs. 2 GefStoffV zudem eine mündliche Unterweisung.
Muss die Unterweisung während der Arbeitszeit stattfinden?: Ja. § 12 ArbSchG sagt es ausdrücklich: während der Arbeitszeit. Die Kosten trägt der Arbeitgeber (§ 3 Abs. 3 ArbSchG).
Wie lange müssen Unterweisungsnachweise aufbewahrt werden?: Das ArbSchG nennt keine allgemeine Frist. In der Praxis werden Nachweise mindestens so lange aufbewahrt, wie sie als Beleg dienen können — üblich sind mehrere Jahre, bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen gelten nach GefStoffV deutlich längere Fristen für die zugehörigen Expositionsverzeichnisse: 40 Jahre nach Ende der Exposition (§ 14 Abs. 3 GefStoffV).
Führt CINTREX auch die Mitarbeiter der Kunden namentlich?: Im Betriebszugang (app.cintrex.de) ja — dort führt der Betrieb seine Beschäftigten selbst. Im Beraterzugang CINTREX Pro nicht: Der Unterweisungsnachweis wird dort mit leerer Teilnehmerliste gedruckt und vor Ort unterschrieben, weil das betreuende Ingenieurbüro die Mitarbeiterstammdaten seiner Kunden nicht pflegt.
Gibt es Online-Unterweisungen in CINTREX?: Ja, über CINTREX LMS (lms.cintrex.de). Dort liegen Kurse mit Prüfungsfragen; bestandene Unterweisungen erscheinen nach dem nächsten Abgleich im Betriebszugang und stehen dort als Nachweis. Für Kran, Stapler und Hubarbeitsbühnen bleibt der Praxistag Pflicht — allein ausreichend ist nur die Auffrischung.

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