Prüffristen für Arbeitsmittel führen, ohne sie zu übersehen

Die Frist steht meist nicht im Gesetz — das ist der Kern

Die häufigste Fehlannahme bei Prüffristen ist, dass es sie als feste Zahl gibt. Für die meisten Arbeitsmittel steht die Frist nicht im Gesetz: § 3 Abs. 6 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, sie selbst aus der Gefährdungsbeurteilung zu ermitteln, abhängig von Beanspruchung, Einsatzbedingungen und Umgebung. Nur für bestimmte Anlagen und Arbeitsmittel — etwa Krane und überwachungsbedürftige Anlagen — setzen die Anhänge 2 und 3 Höchstfristen.

Daraus folgt, dass eine Prüffrist eine begründete Entscheidung ist und kein abgeschriebener Wert. Und daraus folgt das eigentliche Problem: Wer die Frist selbst festlegt, muss sie auch selbst im Blick behalten.

Was CINTREX je Arbeitsmittel führt

Das Arbeitsmittelverzeichnis gehört zum Betriebszugang (app.cintrex.de). Es ist nach Standort und Bereich gegliedert, damit bei einer Begehung die Frage „was steht hier?" beantwortbar ist und nicht nur die Frage „was haben wir insgesamt?".

• Bezeichnung, Inventarnummer, Standort und Bereich
• Die ermittelte Prüffrist und die Rechtsgrundlage der Arbeitsmittelgruppe
• Jede durchgeführte Prüfung mit Datum, Prüfer und Ergebnis — die Historie bleibt vollständig
• Aus einem festgestellten Mangel legen Sie mit einem Klick ein Ereignis an, statt ihn als Notiz stehen zu lassen
• Fällige und überfällige Prüfungen stehen beim Einloggen auf dem Startbildschirm

Ein Mangel ist kein Vermerk, sondern eine Aufgabe

Die Prüfung, die einen Mangel feststellt, ist erst die halbe Arbeit. Was zählt, ist, dass der Mangel abgestellt wird — und dass sich das später belegen lässt.

Deshalb legen Sie in CINTREX aus einem festgestellten Mangel mit einem Klick ein Ereignis an, dem Sie Verantwortlichen und Frist geben — es steht dann auf derselben offenen Liste wie eine Feststellung aus einer Begehung. Es verschwindet nicht in einem Prüfprotokoll, das erst beim nächsten Prüftermin wieder aufgeschlagen wird.

Rechtssicherheit und Dokumentation

§ 14 Absatz 7 BetrSichV verlangt, dass die Ergebnisse der Prüfungen aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen gelten weitergehende Anforderungen.

Weil die Historie in CINTREX am Arbeitsmittel hängt und nicht in einem Jahresordner, ist die Frage „wann wurde dieser Kran zuletzt geprüft und mit welchem Ergebnis?" eine Suche und kein Projekt.

Datenschutz und Serverstandort

Die Daten von CINTREX liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Zu jedem Betriebszugang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wer welche Daten sieht, entscheiden Rollen je Nutzer — die Vorsorgeakte einer Person ist nicht dasselbe wie die Prüffristenliste einer Maschine. Im Betriebszugang werden Änderungen an den Fachdaten mit Zeitpunkt und Urheber protokolliert.

Listen lassen sich als Excel exportieren; im Betriebszugang zusätzlich der gesamte Bestand als vollständiges Archiv, maschinenlesbar und mit allen Dateien — jederzeit, auch am Ende der Zusammenarbeit.

Für Betriebe und für die Ingenieurbüros, die sie betreuen

CINTREX gibt es zweimal, weil die beiden Arbeitsmittel aus verschiedenen Richtungen ansehen. Ein Betrieb führt einen Bestand: den eigenen. Ein Ingenieurbüro führt dreißig davon nebeneinander und braucht die Frage „wo ist etwas fällig?" über alle Mandanten hinweg.

Betriebe arbeiten in CINTREX (app.cintrex.de) mit ihrem eigenen Datenbestand in einer eigenen Datenbank. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und betreuende Ingenieurbüros arbeiten in CINTREX Pro (pro.cintrex.de) über alle betreuten Betriebe hinweg.

Verbunden sind die beiden nur dort, wo ein Betrieb es ausdrücklich will: Er lädt sein Ingenieurbüro als Berater ein. Ohne diese Einladung sieht die betreuende Fachkraft keinen einzigen Datensatz.